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La gestión de contratos del

l cambio de las estructu- Una vez agotado el desarrollo de la Después de un intercambio
ras de departamentos de función de Compras en horizontal, de opiniones, y de profundi-
Director de Compras 4.0
Compras se acelera. El damos paso a un crecimiento en zar en los datos y su análisis,
valor añadido percibido vertical. Aguas abajo podemos, por convenimos, en el caso que
Epor la dirección general ejemplo, trabajar en detectar nuevas nos ocupa, que quizá la
se ha incrementado y, en consecuen- necesidades de la organización, y fórmula más eficaz es que
cia, se dota a la profesión de mayores captar innovación colaborando con el responsable de contratos
recursos. Así, muchas empresas han los proveedores de las categorías de dependa del director de Com-
desarrollado plenamente su estructura compra estratégicas. Aguas arriba, pras y sea propietario de los
basada en la gestión por categorías. una de las iniciativas potenciales es contratos de las distintas cate-
Ahora, su perímetro de Compras dar continuidad en las contrataciones, gorías de compras, colaboran-
alcanza la gran mayoría de sus cate- colaborando aún más en el seguimien- do con cada responsable de
gorías de productos y/o servicios. Por to de los contratos. categoría.
lo tanto, la función lidera el proceso
de contratación de modo integral, ¿Cuál es la estructura más apropiada Las funciones del respon-
especificaciones y proceso (búsqueda, para gestionar más eficazmente sus sable de contratos
selección, negociación y cierre), o lo contratos? Esta fue la pregunta que me
coordina, desarrollando el proceso. formuló un colega experimentado y La pregunta de mi colega hizo
germen de este artículo. Su interés era que revisase los distintos cono-
“Quizá la fórmula entender cómo organizar su equipo cimientos y habilidades profe-
más eficaz es que el para una mejor gestión de sus contratos. sionales de los responsables de contrato. de éxito. Se requiere, también, saber por su impacto real en la gestión total
cómo negociar y comunicarse, con
Se trata de una empresa que trabaja por
del contrato. Y entre estas habilidades,
Consulté varios anuncios de empleo, y
responsable de con- proyectos y se ocupa, en muchos casos, reconfirmé las tareas en las descripcio- distintos niveles de interlocución, con las tendencias son las siguientes:
tratos dependa del de la explotación de estos. nes de las posiciones ofertadas. Algunas excelentes resultados.
director de Compras De un modo general, podemos iden- de las tareas más relevantes, y comunes “El perfil del respon- APRENDIZAJE
La experiencia permite el aprendizaje
a la mayoría de las ofertas, son las si-
y sea propietario de tificar varios parámetros básicos, para guientes: sable de contratos continuo del responsable de contratos,
los contratos de las dar una primera respuesta: es muy exigente, con mejorando su competencia individual.
distintas categorías de > Volumen de compras por categoría (€) > Redacción, negociación del contra- conocimientos avan- Además, es clave el transmitir las lec-
to principal y subcontratos. Revisión
ciones aprendidas a la organización.
compras” términos contractuales, y negociación
> Volumen de compras por contrato con clientes, y proveedores. zados de gestión de LIDERAZGO
Son excelentes noticias para todos los clave (€/contrato) proyectos y de finan- Dado lo crítico de este desempeño,
compradores. Los resultados de nues- > Elaboración y ejecución de un plan zas, además de un para obtener una exitosa cuenta de
tros proyectos de mejora han dado > Potencial margen de mejora de la ges- de acción, a partir de los análisis de entendimiento prácti- resultados, es fundamental tener una
su fruto. También hemos mejorado tión de los contratos en su vida útil (€) riesgos y el de oportunidades. correcta visión de negocio y una capa-
nuestra venta interna de los objetivos co de procedimientos cidad de colaboración con los distintos
cumplidos que, a la vez, supone nue- > Departamentos propietarios de cada > Definición de la estrategia de ges- legales” grupos de interés.
vos retos para la función de Compras, fase del proyecto. Análisis del poder tión del contrato, a partir del análisis
ampliando sus procedimientos. de cada departamento. de las potenciales ordenes de cambio, COORDINACIÓN
y reclamaciones del contrato. Las tendencias en la gestión de El entendimiento del negocio, y su
contratos estrategia, son requisitos, para alinear
> Asistencia al director de Compras, en los contratos a dicha estrategia. La
la interpretación y desempeño del con- Las normas en gestión de contratos, capacidad de desarrollar la cadena de
trato, para maximizar satisfacción del tanto en el Project Management Institute suministro necesaria para el cumpli-
cliente, y los resultados económicos. (PMI), como en la National Contract Ma- miento de plazos, calidad y alcance,
nagement Association (NCMA), tratan teniendo en cuenta la caja, es la fór-
Se trata, por lo tanto, de un perfil muy cada vez más ampliamente las habi- mula del negocio.
exigente con conocimientos avan- lidades que debe desarrollar un res-
zados de gestión de proyectos y de ponsable de contratos. Los procesos Con todo esto, mi pregunta es la si-
Manuel Ramos MAROÑO finanzas, además de un entendimiento y áreas de conocimiento mejoran en guiente: ¿Cómo puede el director de
Compras y gestión del cambio práctico de los procedimientos lega- cada edición de las guías, aunque aho- Compras mejorar la gestión de contra-
Socio de aVanzaria les, su duración, coste y probabilidad ra se concentran, en las habilidades, tos clave en su organización?

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