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A´rt´ículo

Un problema con números tos de Compras. El segundo problema –más grave–es > Apóyate en los reportes de los proveedores. Todos
los contratos deben incluir el reporting detallado
que, si esa conversación de negocio es con los ejecuti-
vos –o con tu jefe—, merma tu credibilidad.
como parte del servicio.
es menos problema. Razón 3 – Integración con Finanzas y Negocio > Pon un analista en tu departamento de Compras.
Alto dominio de hojas de cálculo y de herramientas de
Finanzas no puede comprender el negocio únicamente
análisis de datos y Business Intelligence
desde la contabilidad. Necesita entender la realidad de los > Aprende a que tus números cuenten historias, y a
Indicadores de Compras y la realidad de los servicios. Y aquí es donde entra Compras que tus historias las soporten los números.
servicios. Y hay un gap grande entre los datos contables y
a aportar valor, desarrollando indicadores sobre servicios
prestados por los proveedores que permitan mejorar la Martín Martínez;
Control de Gestión Compras ayuda a Finanzas a entender la realidad del
Director General en EPSA Spain
contabilidad de costes y las estimaciones financieras.

negocio en la parte de proveedores.

¿Qué tipo de indicadores necesitamos?
Einstein decía que “un problema con números es menos problema”. Cualquier eje-
cutivo necesita números para tomar decisiones. Una de las asignaturas pendien- Primero, indicadores globales básicos de Compras:
tes de Compras es la integración con Finanzas. Parte del éxito y el valor aportado cobertura de categorías, volumen de pedidos, facturas,
por proveedores, periodos. Todos estos datos salen más o
por un departamento de Compras depende de los números. menos de un ERP.

L os “números” a los que me refiero son indi- Razón 2 – Credibilidad e Influencia “Hay un gap grande entre los
datos contables y la realidad
cadores de gestión de los servicios, también
de los servicios. Y aquí es donde
llamados KPI (Key Performance Indicators).
Generalmente, Compras depende de Finanzas o de
Lamentablemente, los departamentos de Compras Operaciones. Ambos departamentos tienen “hambre entra Compras a aportar valor,
desarrollando indicadores
de números”, para poder monitorizar el negocio y
apenas dedican poco tiempo a estos indicadores de tomar decisiones. Luego se añade la parte intuitiva
gestión y hay razones muy importantes para hacerlo. que todo buen ejecutivo posee, ¡pero hacen falta sobre servicios prestados por los
números! proveedores que permitan mejorar
Razón 1 – Eficiencia e innovación frente a pura la contabilidad de costes y las
reducción de tarifa “Sin indicadores, estamos estimaciones financieras”

Ya se sabe aquello de que “solo se mejora lo que se condenados a poner foco en la
mide”. Solo a partir de indicadores se pueden mejo- tarifa. Un ejemplo sencillo con Segundo, lo que yo llamo el PxQ de cada contrato.
rar costes poniendo foco en la mejora de procesos y un servicio de limpieza: no es lo Una reconstrucción detallada del gasto en base a uni-
la innovación. Sin indicadores, estamos condenados dades compradas, por su tarifa.
a poner foco en la tarifa. Un ejemplo sencillo con un mismo mejorar un 10 por ciento
servicio de limpieza: no es lo mismo mejorar un 10 la productividad por metro Tercero, indicadores de servicios. Ratios que expli-
por ciento la productividad por metro cuadrado, que cuadrado, que mejorar el precio quen las estructuras de costes del proveedor, y de
mejorar el precio un 10 por ciento. nuestro TCO (Total Cost of Ownership o, en castellano,
un 10 por ciento” Coste Total de Propiedad); que nos permitan detectar
A algunos clientes les digo que “no es que no sepas y activar iniciativas de mejora creativas. Cada servicio
cómo ahorrar, es que no sabes dónde”. Con los KPI Una y otra vez veo departamentos de Compras que no tiene indicadores específicos que tendrás que ir detec-
adecuados, las oportunidades afloran en muchos casos pueden sostener una conversación de negocio porque tando y construyendo.
solas. Los números hablan. no tienen indicadores para argumentar. El primer pro-
blema es que va a ser difícil vender proyectos de Com- Algunos consejos
Los programas de reducción de costes y mejora conti- pras en tu empresa sin un business case bien definido
nua exitosos y eficaces se basan en una buena analíti- (con números, indicadores, KPI). Este es uno de los Finalmente, algunos consejos para recabar y mantener
ca de indicadores. motivos de la poca influencia de algunos departamen- indicadores con eficacia:

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