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Artículo

Cómo comprar servicios de

custodia de archivo

Quizá uno de los servicios externalización más extendidos en las
prácticas empresariales sea el de la custodia de la documentación.
Por ser este un servicio que devuelve una rentabilidad económica en

corto tiempo es beneficioso para la empresa en el ámbito de la se-
guridad y es útil a sus trabajadores al evitarles tediosas búsquedas
de documentos.

hora bien, no siempre conocemos los Los armarios compactos son armarios montados Observad también si disponen de zona de descarga Las certificaciones. ¿Qué certificaciones tendría
factores determinantes que hay que sobre bases móviles que se deslizan por railes per- cubierta y cerrada que evitará dañar la documenta- que tener mi proveedor? Las básicas que han de tener
tener en cuenta para seleccionar un mitiendo un cierre hermético. Si vuestro proveedor ción en caso de que el día del traslado esté lloviendo. son la ISO 27001, que otorga garantías de control
A proveedor u otro. No es lo mismo un dispone de este tipo de armarios os aseguráis de para salvaguardar la información y para proteger su
almacén que un archivo. Esta premisa la debemos que vuestra documentación no quede apilada sino La seguridad. Algunos de los elementos indispensa- confidencialidad, integridad y disponibilidad; o la
tener muy en cuenta a la hora de elegir externa- archivada correctamente para su posterior recupe- bles para la vigilancia y seguridad de las instalaciones ISO 9001, que garantiza la calidad en la gestión de
lizar un servicio de estas características. Se pre- ración de forma ágil y rápida y protegida de agentes de los que debería disponer nuestro proveedor son: los procesos. El orden y la limpieza de las instalacio-
supone que, si estamos buscando externalizar el externos (luz, polvo, etc.). La documentación apilada un circuito cerrado de TV, una conexión con cen- nes es fundamental, por lo que hay que cerciorarse
archivo de nuestra empresa, no buscamos solo un se deteriora mucho más rápido debido al peso y a las tral receptora de alarma, edificios independientes y de que dispongan de certificados de prevención
mero depósito donde alojar nuestros papeles y condiciones asociadas que suelen tener. controles de acceso a todas las áreas que aseguren un contra agentes biológicos o la ISO 14001 de gestión
olvidarnos de ellos. buen sistema de detección de intrusos. medioambiental.
“Lo ideal es que las instalacio-
Sin embargo, si lo que estáis buscando es un servicio “La experiencia es un grado y Por último, hablemos de dinero. Llegamos a la
profesional de custodia de documentación estas pau- nes dispongan de extinción por nos mostrará su confiabilidad, pregunta fundamental, ¿todo esto cuanto me va a
tas os ayudarán a encontrar un buen proveedor: gas que, en caso de disparo, no su capacidad resolutiva en costar? Dependerá de muchos factores, pero para
daña la documentación” poder haceros una idea considerad que estos servicios
La localización del archivo, lo primero. Es nece- caso de incidentes y nos dará se suelen dividir en varios conceptos. La custodia
sario preguntar por las instalaciones. En este aparta- garantías en el control de la de documentación puede partir, aproximadamente,
do hay dos cuestiones básicas que formular al pro- Otro de los puntos a observar es la dotación de las desde 0,17€ por contenedor que queramos archivar
veedor: ¿Dónde están situadas vuestras instalaciones? instalaciones para la detección de incendios y su documentación transferida” y 0,045€ por caja, al mes. También dependerá del
¿Son de vuestra propiedad? Cuanto más cerca estéis extinción. Lo ideal es que las instalaciones dispongan número de consultas físicas que realicemos a nues-
entre cliente y proveedor los tiempos de respuesta de extinción por gas que, en caso de disparo, no daña La experiencia profesional del proveedor. La tra documentación y la urgencia que tengamos para
para servir documentación serán más cortos. Con un la documentación. Lo que hace el gas es reducir los experiencia es un grado y nos mostrará su confiabili- recibir las cajas solicitadas.
proveedor propietario evitaréis problemas con terce- niveles de oxígeno en la sala, imposibilitando que el dad, su capacidad resolutiva en caso de incidentes y
ros actores en vuestra relación contractual. fuego se extienda. Si finalmente nos decantamos por nos dará garantías en el control de la documentación Así pues, si consideramos todos estos factores, estare-
un sistema de almacenamiento basado en estante- transferida, así como de futuras consultas, préstamos mos en disposición de contratar un servicio de custo-
El equipamiento de las instalaciones. Una vez rías convencionales, fijaos que estas sean metálicas, y devoluciones. Pensad que si llevan muchos años, dia documental adecuado y con garantías de futuro.
que sabemos por qué zona buscar o, al menos, que ignifugas y que los rociadores de agua estén bien habrán visto muchas situaciones distintas y esta
zonas descartar, debemos preguntar por las insta- distribuidos para que salte solo el rociador correspon- experiencia nos brinda un activo intangible pero de Julián Simón Herrando. Director de Operaciones
laciones. Empezad por los armarios. diente a la zona donde se haya producido el fuego. incalculable valor. Normadat SA

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