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La Profesión

Claves para la confirmación

de pedido en Compras

Cuando enviamos los pedidos a nuestros proveedores, no debemos olvidar recor- Asimismo, es importante acordar un precio y que este
esté confirmado. Al crear el pedido habremos revisado
darles que deben de confirmar nuestro pedido. Cada proveedor tiene su operati- la tarifa actualizada en fecha de pedido, que deberá
va para contestarnos con su confirmación, y es común que nos incorporen en el habernos enviado nuestro proveedor. Atendiendo al
correo de respuesta un documento en el que indiquen como mínimo los datos que margen en cantidad antes nombrado, verificaremos que
corresponde con dicho precio. En el caso de que no
implican cumplimiento del pedido en sí. coincida, se lo tendremos que advertir a la máxima bre-
vedad, antes de que empiece a planificar la producción
del material que hemos pedido, para evitar malentendi-
l primero de los datos que debe aparecer en coincide exactamente con la cantidad que indicamos dos o posibles costes.
este documento es el código de material, al crear nuestro pedido. Esta desviación suele (y debe)
acompañado de una descripción estandari- estar pactada tanto en el contrato para la homologa- “Tener proveedores estratégicos
Ezada. Hay materiales que indistintamente ción del proveedor como en las condiciones generales para cada tipo de material nos
podemos comprar a diversos proveedores, por lo que de compra de nuestra empresa, con lo cual nuestro
conviene estandarizar los códigos de estos materiales proveedor sabe que puede tener un margen, pero no dará la certeza de poder llevar a
para que viendo dicho código, reconozcan de que puede salirse de él. cabo nuestra planificación de la
material se trata las tres partes que interactúan con este gran cantidad de material bien por necesidad o bien por producción y no ralentizar el ritmo
producto: nosotros como cliente, el/los proveedor/es y “Una buena relación win-win ahorro de transporte o precio escalado. Si es el caso, el
nuestro almacén en la recepción de la mercancía. de nuestra cadena de suministro”
entre cliente y proveedor es vital proveedor nos advertirá de la fecha en que podría entre-
También es importante que se indique la cantidad de para situaciones puntuales com- garnos el pedido y/o que cantidad de entrega parcial que Una vez revisados todos estos datos, debemos archivar
puede entregarnos para la fecha requerida en nuestro
entrega confirmada. Puede ser que el proveedor haya plejas por ambas partes” pedido. A esta opción no debemos hacer oídos sordos, el documento de la manera más estandarizada posible,
cambiado la cantidad de metros/kilos por bulto de la siempre que no arriesgue paralizar nuestra producción para que así puedan saber dónde se ubican otros departa-
mercancía que estemos comprando; o tal vez tenga La fecha de entrega ha de estar confirmada. En ocasio- en la empresa. Tras esto valoraremos si procede cancelar mentos como finanzas o calidad, y así tenerlo accesible y
alguna cantidad en stock del mismo material, pero con nes el material que pedimos puede retrasarse debido a el pedido y adjuntar uno nuevo a otro proveedor, o bien seguro al mismo tiempo. Sin la confirmación de pedido
diferente cantidad por bulto. Si es así, veremos que no un aumento de la demanda, o a que solicitamos una aceptar la propuesta. Una buena relación win-win entre por parte del proveedor, no tenemos nada atado.
cliente y proveedor es vital para situaciones puntuales y El software de gestión empresarial suele tener aplicaciones
complejas por ambas partes.
para ver los pedidos no confirmados, pero aún así, si no
utilizamos ERP, podemos ponernos avisos para insistir en
En nuestro caso, el tener proveedores estratégicos para que nos hagan llegar la confirmación pasados unos días;
cada tipo de material nos dará la certeza de poder llevar o también podemos crearnos carpetas en nuestro correo
a cabo nuestra planificación de la producción y, de esta electrónico y crear reglas para que entren directamente en
forma, no ralentizar el ritmo de nuestra cadena de sumi- ellas.
nistro. Visto desde el otro lado, nuestro proveedor velará
por cumplir con nosotros en las mismas condiciones que Llegados a este punto solo queda esperar a la semana
quedaron reflejadas en su homologación, para no entrar anterior a la fecha de entrega, donde nos pondremos en
en riesgo de dejar de trabajar con nosotros.
contacto con el proveedor y estableceremos conjuntamen-
te la fecha y hora real de recepción del pedido.
Muchos proveedores, sobre todo internacionales, nos
confirman la semana de entrega, no el día concreto. En
este caso para la planificación en nuestra empresa merece José Matías Arenas
la pena indicar en este primer momento viernes como día Gestor Administrativo en
en que recibiremos nuestro pedido. Cadenas de Suministro

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