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Tribuna

Estrategias para la correcta
a gestión de las incidencias 2. Exigir facturas con nº de evitar nuestro error, solicitar acep- pedido y recibirlo no correspon- administrativa del comprador. Sin
en factura es, sin lugar a pedido. Las facturas que nos tación por escrito de los pedidos den a la misma persona. Por eso embargo, todas ellas se pueden
duda, una de las activida- envíe el proveedor, una vez en- es buena idea. Nos permitirá revi- es muy importante que, antes de implementar a través de un siste-
Ldes más tediosas y poco tregado el material o realizado el sar las condiciones del pedido que aceptar una factura, verifiquemos ma electrónico (ERP) que facilite
gratificantes que realiza un com- servicio, debe indicar en un lugar ha aceptado el proveedor y darnos que la recepción ha sido correcta la relación entre nuestra empresa
prador. Sin embargo, también es visible el número de pedido con el cuenta de posibles errores de los y que corresponde al pago de la y los proveedores.
muy importante evitar errores, por que registrar la factura. Esto nos que no nos hubiéramos percatado factura. Si el proveedor envía la
el posible impacto en el cash flow de permitirá comprobar fácilmente al enviar el pedido. factura sin haber confirmado que De realizarse electrónicamente,
la empresa, que puede generar la si lo facturado corresponde con la recepción está realizada, que- sería información a disposición
aceptación de una factura con coste lo pedido. Y si no corresponde, “La recepción de dará retenida hasta que se realice, del comprador que evitaría las
superior al acordado con proveedor. podremos verificar con la oferta. un pedido supone y ningún comprador podrá acep- incidencias en facturas y, en
tarla. Si el proveedor no puede o
caso de producirse, contaríamos
gestión de facturas
Si conseguimos reducir al mínimo 3. El pedido de compra es un la aceptación de no quiere realizar esta tarea, le con suficiente información para
las incidencias en la gestión de contrato. Si el importe que apa- la empresa de que tocará hacerla al comprador. La resolverlas rápidamente.
facturas, podremos poner como rece en pedido no es el correcto, el proveedor ha recepción de un pedido supone
objetivo de la empresa la gestión el proveedor deberá denunciarlo la aceptación de la empresa de El objetivo debe ser disponer
de facturas a través de un sistema antes de servir el material o rea- cumplido la parte que el proveedor ha cumplido la del máximo tiempo posible para
electrónico. De manera que per- lizar el servicio, y solicitar que se que le corresponde” parte que le corresponde en este, la búsqueda de alternativas de
mita contabilizarlas de manera le envíe el pedido correctamente. es decir, la entrega de mercancía suministro (nuevos proveedores),
automática, con la reducción de Si no lo hace, podremos entender o la realización de un servicio. para la negociación de las condi-
costes correspondiente. que el pedido se acepta tal y como 4. Correcta recepción del Por ello, quedaría por cumplir la ciones comerciales actuales entre
se ha realizado. Del mismo modo, pedido. El proveedor, antes de parte correspondiente de nuestra nuestra empresa y los proveedo-
“Cuando lancemos el si el error ha sido en nuestra con- enviar la factura, debe asegurarse empresa, el pago. res (mejores precios), para pen-
pedido al proveedor, tra, podríamos tener un problema de que el pedido ha sido recibido Podría parecer que estas tareas no sar estrategias que optimicen las
correctamente. En numerosas oca-
compras de la empresa (preparar
debemos hacer en caso de no darnos cuenta o si siones, las labores de lanzar un hacen más que aumentar la carga el futuro).
el proveedor no nos advierte. Para
referencia a esa
oferta, para que este
no tenga dudas”

¿Qué podemos hacer para evitar
estos errores? ¿Cómo podemos
reducir al mínimo el tiempo que
nos consume esta tarea? Os damos
a continuación algunas tareas que
pueden ayudar.

1. Gestión de las ofertas recibi-
das. Los proveedores, de manera
previa a recibir un pedido, han
enviado una oferta. Si grabamos
las condiciones comerciales en un
sistema ERP, es importantísimo
reflejar el número de oferta en el
campo adecuado. Cuando lancemos
el pedido al proveedor, debemos
hacer referencia a esa oferta, para
que este no tenga dudas, y así, si
Ignacio Ayesa no está de acuerdo, nos advierta de
Especialista comprador posibles discrepancias. Desde luego,
de repuestos electrónicos y el precio e importe del pedido debe
eléctricos en Siemens-Gamesa coincidir con el de la oferta.

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