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Procesos

Tickets de gasto:

innovando para reducir y

optimizar costes

Compras siempre ha tenido ciertas tareas invariables en su funcionamiento. Su rol supuesto un control exhaustivo de las diferentes naturalezas
de los gastos para generar informes personalizados, además
cumple un papel estratégico dentro del funcionamiento de cualquier empresa y es de la incapacidad de las compañías para recuperar el IVA
fundamental para su transformación, más aún desde que la última crisis destapó de todos estos gastos, que en la mayoría de los casos se daba
la urgente necesidad de optimizar los costes, el aprovisionamiento y el pago. a fondo perdido por no tener tiempos ni recursos suficientes
para su deducción, y sin olvidar la cantidad de tickets que
por deterioro o pérdida no eran presentados por el emplea-
do, con lo que eso conllevaba.
ompras no está sola. Realiza sus funciones con calidad y precio desde una perspectiva que genere un “El cambio llega cuando se
y para los demás departamentos de la empre- alto valor añadido a la compañía y al usuario.
sa, ya que debe trabajar de manera coordinada desarrollan herramientas y
Ccon ellas si quiere realizar un alto desempeño Esta medición se encuentra perfectamente representa- aplicaciones móviles innovadoras
de su función. da en la gestión de los tickets de gasto de una compa- que permiten gestionar la
ñía. Los gastos variables en los que toda organización
Por ejemplo, Compras tiene una especial relación con el incurre deben ser controlados y su observancia se hace contabilidad y el control de los
departamento de Contabilidad. A ambos les interesan indispensable para medir y controlar el presupuesto. gastos de forma sencilla”
que el efectivo fluya correctamente para afrontar los pa-
gos a proveedores y que no haya problemas de liquidez. Tradicionalmente estos costes eran controlados de forma El cambio llega cuando se desarrollan herramientas y
Por este motivo, suelen utilizar soluciones contables que muy heterogénea a través de los responsables de cada aplicaciones móviles innovadoras que permiten gestio-
permitan el control y la medición de los gastos. uno de los diferentes departamentos que los derivaban y nar la contabilidad y el control de los gastos de forma
hacían confluir de manera conjunta en el departamento muy sencilla, a través del móvil de cada empleado.
“Los gastos variables en los que de contabilidad o finanzas.
toda organización incurre deben El departamento contable se encarga de revisar el reem- Es preciso ayudar a las empresas a mejorar su gestión
de las notas de gasto aportando la máxima garantía de
ser controlados y su observancia bolso de las cantidades de manera correcta actuando a seguridad en la información tratada.
se hace indispensable para medir modo de último filtro antes de los pagos, debe introducir
y controlar el presupuesto” estos datos en el ERP, custodiar los tickets y facturas (en ¿Te imaginas presentar un servicio desde el Depar-
muchas ocasiones digitalizándolos para evitar su dete-
tamento de Compras que mejore el control del gasto
rioro) y tener el control total sobre la contabilidad para corporativo, haga más ágil las gestiones en contabilidad,
Así, medir y controlar el coste de los bienes y servicios conseguir que los gastos cuadren. Por último, son los contente a los empleados y además aporte cash?
contratados permite reducir y optimizar otros, aumen- encargados de reembolsar a los trabajadores los pagos
tando la productividad y la rentabilidad de las opera- que estos han adelantado. Innovar es hacer algo diferente a lo que estás acostum-
ciones empresariales. En esta línea, Compras tampoco brado. La innovación empieza cuando das un paso fuera
puede invertir demasiado capital a riesgo de reducir En muchas pymes los responsables financieros venían de tus propias normas, quizá sea el momento de recurrir
presupuesto destinado a otros departamentos, sino que utilizando hojas de cálculo para contabilizar los diferentes a una herramienta profesional que te ayude a optimizar,
debe existir un equilibrio exacto. gastos de sus empleados, pero el control no era automático, controlar y gestionar costes de una manera cómoda y
sino que dependía de una política empresarial mejor o peor ágil que permita a la empresa avanzar hacia la excelencia
Por tanto, la innovación se vuelve una necesidad para desarrollada e implantada o de la voluntad y diligencia del corporativa.
conseguir dar un giro metodológico al funcionamiento empleado para contabilizar sus notas de gasto.
de Compras en su medición de costes y lograr una ma- Beatriz Cazorla Dorado
yor practicidad y cumplimiento en sus objetivos, además Además, esto no permitía flujos de aprobación de gastos, Dirección de Marketing y Desarrollo de Negocio
de ampliar un mayor rango de los factores de plazo, métricas de mediciones, presupuestos ajustados ni por en Normadat SA

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